【仕事術】一日の始めにメールチェックをしない、メールを読み直して、5文以内に短縮
ライフハッカーの記事「一日の終わり、いい気分で家に帰るためのテクニック10選」が参考になる。中でもメールに関連する2つのテクニックについてはうなずける。早速来週から実践しよう。
■「一日の始めにメールチェックをしない」
『Never Check Email in the Morning』の著者であるジュリー・モーゲンスターンさんは、朝、受信ボックスを開くのを1時間だけ待とう、と提言しています。会社に来て、惰性でメールを開いて読み始めるのではなく、前の日に書き出しておいた仕事から片付けていきましょう。大事な仕事から始め、終わらせることができれば、その日のいいスタートを切れますよね。一度メールを開けば、あなたは「開店」したことになるのですから、どんどんお客さんが来てしまい、集中して大事な仕事を進めることが難しくなるからです。
■あなたが今書いているメールを読み直して、5文以内に短縮
長いメールを受信してしまったらうんざりしますよね。そもそも、メールは長いやり取りには適していません。短ければ短いほど、返事がきやすいものです。デザイナーのマイク・デイビットソンさんは５文以上に渡るメールは送信しない、という自らのメールポリシーを発表しています。これによって、自分と受信者、両方の時間を節約することができるのだそうですよ。みなさんもすぐに、試してみてください。どうやっても5文以内に収まらない内容だったら、それは電話した方が早い案件なのでしょう。
昔、パソコンが無かった時代は、職場は賑やかで会話が仕事だった。ところが、メールが導入されてからというもの、職場は静かになってしまった。電話で話をしていると皆んなが聞き耳。これじゃ、電話をする方もしない方も集中できっこない。ある程度はノイズがあった方が仕事ははかどるもの。仕事のスタイルが変化したとはいえ、パソコンをいじっていたら仕事をしているかというと、そんなはずは無いはず。電話だったら10秒で済むものを5分かけてメールでしているようでは、自ら仕事を作っているようなものだ。メールの使い方を見直すことで、多いに業務効率が改善されるはずだ。
