Connecting The Dots

日頃の気付きを綴っていきます

名刺整理術 名刺をもらったら日付とメモを書き込んでスキャン

1年間に名刺交換って何回するだろう?私の場合、2009年に集まった名刺の数は361枚。不景気で出張を控えた事もあり、前年よりは減ったようだが、361人の名前と顔は正直一致しない。デジカメで撮影した写真もそうだし、オフィスのドキュメントもファイル名を考えて作ったはずでも、時間が経つと何のファイルだったかわからないケースは多い。
通常パソコンのファイルは内容や分類に応じてフォルダーを作ってそこに整理する。しかし、「とりあえず」のファイルはデスクトップで作成、保存されそのまま放置されるケースが多い。そして整理されずに「バックアップ」とはいう名のゴミ箱フォルダーに放り込まれる。
そんな時に唯一記憶を辿るのに有効なのは時間だ。日付で絞り込むと見つかるケースがある。そんな考え方を導入したのがPICASAというGoogleの写真管理ソフトだ。もちろん、無料。インストールすると、パソコンの中の写真やムービーファイルを検索し、時系列でグルーピングしてくれる。スクロールが速いので目的の写真を見つけるのにとても便利だ。これと同じ考え方を名刺管理に応用すると、その人の事を思い出しやすい。具体的にはもらった名刺にメモを書く。具体的には、受け取った日付。その時の話題、その人の印象など。日付は「タイムスタンプ」。その他のメモは「タグ」だ。
タイムスタンプと、2、3のタグがあれば割と簡単にどんな人かを思い出すことができる。
また、名刺をスキャナーで読み取ってパソコンで管理をすると、名刺を探す手間が省けるのでとても効率的だ。そういった意味でエバーノートは情報管理をするのに便利なツールだ。日本ではまだユーザーが少ないようだが、日本でも徐々に利用者が増えそうだ。ネット
で便利なもののやり方をリアルの世界でも応用していく。これが賢い使い方だ。

もらった名刺には「メモ」を記録すると人を覚えやすくなる

エバーノート

■スキャンスナップで名刺管理